Notion
MakeNOTION MAKE ARCHIVER
Prérequis
- Base briefs Notion avec propriété Statut (single select)
- Valeur statut « Livré » définie et utilisée de façon cohérente
- Compte Make avec connexion Notion autorisée sur les bases concernées
- Base ou dossier « Archive briefs » cible dans Notion
Les briefs actifs polluent la recherche Notion et brouillent le pipeline commercial. L'archivage automatique à la livraison garde l'espace de travail exploitable tout en conservant l'historique. Vous allez configurer un scénario Make déclenché au statut « Livré », déplacer la page vers une base archive et notifier le PM pour vérification.
Préparer les bases Notion
Base Briefs actifs : titre, client, statut, PM, dates, lien ClickUp. Statuts : cadrage, en cours, recette, livré.
Base Archive : mêmes champs + date archivage auto. Permissions : équipe lecture, édition restreinte.
Normalisez les statuts en single select — pas de texte libre — pour que le filtre Make soit fiable.
Construire le scénario Make
Module 1 : Notion — Watch Database Items (base Briefs, filtre statut = Livré ou changement vers Livré).
Module 2 : Notion — Update Page : renseigner date clôture, copier métadonnées finales.
Module 3 : Notion — Move to Database ou Create Page in Archive. Module 4 : Slack ou Email — notifier PM.
Ajoutez un error handler Make : échec Notion → alerte ops, pas de statut Livré sans archivage confirmé.
Tester et gouverner
Sandbox : brief test, passez statut Livré, vérifiez présence en Archive et notification.
Documentez dans le wiki interne : qui peut rouvrir un brief archivé, procédure si archivage erreur.
Revoyez trimestriellement les briefs « Livré » non archivés — indicateur de sync cassée.
Erreurs fréquentes
Supprimer au lieu d'archiver : perte d'historique commercial.
Trigger sur mauvaise base ou mauvais workspace Notion : archivage silencieux absent.
Pas de notification PM : briefs incomplets en archive non détectés.
Doublons si le scénario rejoue sans idempotence : vérifiez si page déjà en Archive avant create.
Ce qu'il faut retenir
Statut Livré → Make → Archive + métadonnées clôture.
Archive conservée, recherche allégée sur les briefs actifs.
Error handler et test sandbox obligatoires.
Notification PM pour contrôle qualité documentaire.
FAQ
Pour une faible volumétrie, l'archivage manuel suffit. L'automatisation supprime l'oubli en fin de mission, surtout quand plusieurs PM closent en parallèle.
Oui si le statut maître est ClickUp : Make Watch ClickUp → Update Notion. Gardez une seule source de vérité pour « Livré ».
Elles suivent la page Notion. Vérifiez les limites de taille ; gros fichiers → lien Drive dans une propriété URL.
ChatGPT