AirtableSTRUCTURER UNE BASE
Prérequis
- Compte Airtable (plan équipe recommandé pour permissions avancées)
- Liste des types de missions et statuts utilisés en interne
- Accord sur l’outil de tâches opérationnel (ClickUp) pour éviter la double saisie
- Convention de nommage des champs stable pour les sync Make
Quand le suivi mission vit dans des fichiers éparpillés, la marge et le planning deviennent opaques. Une base Airtable bien structurée centralise clients, projets, budgets et statuts, tout en restant léger à maintenir pour une agence web de taille moyenne.
Définir le modèle de données
Table Clients : raison sociale, secteur, contact principal, statut (actif, archive), account manager. Table Projets : nom, type, budget signé, dates, statut macro, lien Client.
Table Jalons : libellé, date cible, date réalisée, statut, lien Projet. Table Équipe : nom, rôle, charge (%), lien Projets (many-to-many).
Nommez les champs en français métier stable : évitez les renommages qui cassent les sync Make.
Créer les vues et permissions utiles
Vue « Pipeline commercial » (Projets, kanban par statut macro). Vue « Jalons semaine » (calendrier, filtre date). Vue « Retards » (date réalisée vide ET date cible passée).
Vue « Direction » (gallery groupée par client, rollups budget et % jalons terminés). Interfaces lecture seule pour clients ; table « README » pour la gouvernance interne.
Champs formule et indicateurs
Ajoutez des rollups : nombre de jalons terminés par projet, jours de retard max. Formule « En retard » : IF(AND({Date cible}, NOT({Date réalisée}), {Date cible} < TODAY()), 1, 0).
Champ « Semaine ISO » sur les jalons pour alimenter un reporting Make hebdomadaire. Champ « Trimestre » sur Projets pour les revues commerciales.
Ne dupliquez pas les heures ClickUp à la main : prévoyez une colonne « ID ClickUp » sur Projets pour la sync.
Erreurs fréquentes
Replacer ClickUp par Airtable pour le tasking quotidien : friction et champs inadaptés.
Champs texte libre pour les statuts au lieu de single select : filtres et sync impossibles.
Pas de clé externe (ID CRM, ID ClickUp) : doublons à chaque import Make.
Trop de collaborateurs en édition sur la vue Direction : erreurs de formule et de marge.
Ce qu’il faut retenir
Clients → Projets → Jalons : le trio minimal pour piloter une agence web.
Vues par rôle et interfaces lecture seule pour le client.
Rollups et formules pour le retard et le % d’avancement.
Sync Make + ID externes plutôt que double saisie.
FAQ
Non pour l’opérationnel. Airtable excelle en modèle relationnel, reporting et interfaces ; ClickUp reste plus adapté aux tâches, commentaires et workflows de livraison.
Team ou Business selon le nombre d’éditeurs, les interfaces client et les exigences SSO. Le plan Free convient au prototype, pas à la production multi-utilisateurs.
Champ unique normalisé (SIREN ou domaine e-mail) + formulaire de création avec vérification. Make peut chercher avant insert.
