ClickUpTIME TRACKING ET
Prérequis
- Budget jours ou TJM défini par lot dans le contrat
- Équipe formée à la saisie temps (granularité convenue : tâche, pas demi-journée floue)
- Accord direction sur ce qui est facturable vs non facturable (R&D interne)
Sans suivi du temps discipliné, la marge projet se devine après coup et la facturation au forfait devient un pari. ClickUp intègre estimations, time tracking et rapports par List ou assigné — à condition de définir des règles de saisie claires dès le kick-off et de les relier à vos processus de facturation.
Poser estimations et conventions de saisie
Renseignez time estimate sur les templates de tâches (brief, recette page, MEP). L’estimation devient la baseline du lot, pas une fourchette optimiste oubliée après le kick-off.
Activez le time tracking natif ClickUp ou intégrez Harvest/Toggl si déjà en place. Un seul outil source de vérité : évitez la double saisie ClickUp + Excel.
Formez l’équipe au kick-off : quand démarrer/arrêter le timer, comment libeller les entries, quels lots sont non facturables (avant-vente, corrections post-livraison selon contrat).
Relier temps, budget et facturation
Champ « Budget jours » au niveau Folder ou tâche epic. Widget dashboard « Time spent » vs estimate pour le pilotage interne — jamais exposé tel quel au client en forfait.
Export périodique vers Airtable pour la direction (Make ou CSV) : heures par lot, écart estimate/spent, taux de marge prévisionnelle.
Pour les contrats time & materials : générez un rapport mensuel filtré par client, approuvé par le PM avant envoi facture.
Pilotage et revue de marge
Revoyez les écarts chaque fin de sprint : lot design qui dérive ? recette sous-estimée ? Ajustez les templates pour le projet suivant.
Croisez ClickUp avec le contrat : jalons facturables, acomptes, solde. Le time tracking informe la marge ; il ne remplace pas la clause contractuelle.
Archivez les rapports fin de mission dans le dossier projet (Notion ou Drive) pour alimenter les devis futurs du même client.
Erreurs fréquentes
Estimates jamais renseignées : impossible de détecter un dépassement avant 120 %.
Saisie hebdomadaire en bloc le vendredi : données imprécises, post-mortem biaisé.
Afficher les heures détaillées au client en forfait : source de tension inutile.
Oublier le temps PM, QA et recette dans le budget initial.
Ce qu’il faut retenir
Estimates sur templates = baseline ; saisie disciplinée dès le jour 1.
Alertes avant 100 % budget lot, revue périmètre à 80 %.
Reporting direction via Airtable ; facturation client alignée sur le contrat.
Post-mortem alimente les devis et templates du projet suivant.
FAQ
Rarement en détail. Montrez un avancement % ou des jalons ; gardez les heures en interne sauf contrat TM transparent.
Pour le suivi et l’export. La facture émise passe par votre outil comptable ; ClickUp fournit le détail d’activité.
Une entry = une tâche = un projet. Interdisez les entries « multi-projet » ; le PM consolide en revue hebdo si chevauchement.
ChatGPT